2.1 Tratamiento y finalidades que se les darán a los datos personales:

El tratamiento que realizará el CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir según corresponda los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

2.2 Finalidades:

• Divulgar los servicios que ofrece el CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES de forma directa, o a través de terceros.
• Registrar la información de datos personales en las bases de datos del CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores para la formulación de políticas.
• Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• Invitar a eventos institucionales, culturales, recreativos y de esparcimiento, entre otros.
• Informar sobre cambios en políticas, procesos, logística y situaciones diversas relacionadas con el quehacer del CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES.
• Informar sobre el acontecer institucional, planes estratégicos, planes de acción e informes de gestión, entre otros.
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
• Controlar el acceso a las instalaciones del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos realizadas por los Titulares y organismos de control, y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibirlos.
• Transferir la información recolectada a los procesos estratégicos, de apoyo y misionales del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares para el desarrollo de sus actividades.
• Invitar a proveedores y contratistas a presentar cotizaciones de bienes y servicios, ampliar información y enviar información conforme a los procesos de contratación requeridos, así como participar en procesos de selección de oferentes realizados por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Contactar, vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas con quienes tiene o ha tenido relación para las finalidades antes mencionadas.
• Realizar cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.

2.3 Respecto a los datos personales de los afiliados, beneficiarios y directivos:

• Divulgar los servicios que ofrece el CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES de forma directa, o a través de terceros.
• Registrar la información de datos personales en las bases de datos del CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores para la formulación de políticas.
• Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• Invitar a eventos institucionales, culturales, recreativos y de esparcimiento, entre otros.
• Informar sobre cambios en políticas, procesos, logística y situaciones diversas relacionadas con el quehacer del CÍRCULO DE SUBOFICIALES DE LAS FUERZAS MILITARES.
• Informar sobre el acontecer institucional, planes estratégicos, planes de acción e informes de gestión, entre otros.
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
• Controlar el acceso a las instalaciones del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos realizadas por los Titulares y organismos de control, y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibirlos.
• Transferir la información recolectada a los procesos estratégicos, de apoyo y misionales del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares para el desarrollo de sus actividades.
• Invitar a proveedores y contratistas a presentar cotizaciones de bienes y servicios, ampliar información y enviar información conforme a los procesos de contratación requeridos, así como participar en procesos de selección de oferentes realizados por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Contactar, vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas con quienes tiene o ha tenido relación para las finalidades antes mencionadas.
• Realizar cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.

2.4 Respecto a los datos personales de clientes:

• Para cumplir las obligaciones contraídas por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares con sus clientes al momento de adquirir el servicio.
• Para realizar el registro en las bases de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares en desarrollo de la gestión administrativa, operativa y financiera.
• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Enviar información sobre estados de cuenta, obligaciones vigentes, envío de soportes de pagos, paz y salvos, entre otros.
• Enviar información sobre ofertas relacionadas con los servicios que ofrece el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad del servicio.
• Para ofrecer los servicios del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Controlar el acceso a las instalaciones del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
• Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
• Para elaborar estadísticas, encuestas, proyecciones económicas y estudios de mercado para los fines antes indicados.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.

2.5 Respeto a los datos personales de empleados y aspirantes a cargos:

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales, la realización de estudios de seguridad y exámenes médicos.
• Para realizar el registro en las bases de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares en gestión administrativa, operativa y financiera.
• Desarrollar las actividades propias del proceso de Gestión Humana dentro del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, tales como actualización de base de datos de nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, parafiscales, actividades de bienestar, seguridad y salud en el trabajo, salud ocupacional y el ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, así como las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la legislación aplicable vigente.
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
• Programar actividades institucionales de capacitación, reuniones de trabajo y actividades de bienestar, entre otras.
• Para elaborar estadísticas y encuestas para los fines antes indicados.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.

2.6 Respeto a los datos personales de empleados y aspirantes a cargos:

• Para realizar el registro en las bases de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares en gestión administrativa, operativa y financiera.
• Para invitación a participar en procesos de selección de oferentes realizados por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Para invitación a presentar cotizaciones de bienes y servicios, ampliar información y enviar información de conformidad con los procesos de contratación requeridos por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Para la evaluación del cumplimiento de las obligaciones como proveedor o contratista de bienes y servicios.
• Para hacer el registro como proveedor de bienes y servicios en las bases de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Para procesar los pagos y verificar saldos pendientes.
• Para informar de los resultados de los procesos de selección y evaluación, entre otros.
• Para elaborar estadísticas, encuestas, proyecciones y evaluaciones económicas para los fines antes indicados.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.

3. Derechos del titular de los datos personales:

• Conocer, actualizar, suprimir, revocar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización de tratamiento de los datos personales otorgada al Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares.
• Ser informado respecto del uso que el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

4. Deberes del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares como responsable del Tratamiento de Datos Personales

Garantizar que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. Contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

5. Datos de identificación del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares:

• Razón Social: Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares
• Número de Identificación Tributaria (NIT): 860025195-6
• Dirección: Avenida Inocencio Chincá Calle 138 No. 55-38, Colina Campestre, Bogotá, D.C.
• Sitio web: www.circulodesuboficiales.com.co

6. Canales a través de los cuales puede ejercer los derechos:

Al interior de la Entidad, la recepción de peticiones, quejas, reclamos, consultas y sugerencias se canaliza a través de la Oficina de Calidad.

Email: atencionalusuario@circulo.mil.co
Sitio web: www.circulodesuboficiales.com.co/Contactenos.aspx
Teléfono: (571) 5939900 (Bogotá)
Atención personalizada en la Avenida Inocencio Chincá Calle 138 No. 55-38, Colina Campestre, Bogotá D.C.
Horario: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.

7. Autorización:

El titular de datos personales indicará mediante formato establecido por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, el manifiesto que ha sido informado acerca de la política de protección de datos del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, así como del tratamiento al cual serán sometidos los datos entregados y los derechos que tiene como titular de la información. Por lo que, de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca, autoriza al Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares el tratamiento de los datos personales suministrados por cualquier medio.

8. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

9. Procedimiento para la Atención de Peticiones, Consultas, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los Titulares de Datos Personales:

El procedimiento para conocer, actualizar, suprimir, revocar o rectificar su información es en la forma que se indica a continuación:

• El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro; cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
• La petición, queja, reclamo, consulta o sugerencia, debe contener como mínimo nombre, número de identificación, teléfono y dirección o email de contacto del Titular para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
• Si la petición, queja, reclamo, consulta o sugerencia realizada por el Titular del dato resulta incompleta y la Entidad tiene el mecanismo para contactar al Titular del dato, el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane la información requerida. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta. (Los derechos de petición serán resueltos de conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente).
• Si la petición, queja, reclamo, consulta o sugerencia realizada por el Titular del dato resulta incompleta y la Entidad no tiene el mecanismo para contactar al Titular del dato, el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares no dará respuesta a la solicitud.
• Las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias serán atendidas por el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y las consultas en un término de treinta (30) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Una vez verificada la solicitud, el Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

10. Información Obtenida en forma pasiva

Cuando se utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como "cookies", a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las "cookies", de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

11. Seguridad de los Datos Personales

El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares y sus Encargados.

El Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

12. Legislación Aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales y el Aviso de Privacidad que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1773 de 2016, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

13. Forma de acceder al aviso de privacidad y a la política tratamiento de datos personales del Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares

Se podrá acceder al aviso de privacidad y a la política de protección de datos personales a través del link: http://www.circulodesuboficiales.com/política-de-tratamiento-de-la-información.